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14 wertvolle Tipps für den Privatumzug
Ein Umzug ist für viele eine Herausforderung. Denn nicht allzu oft muss man seine Sachen oder die der ganzen Familie einpacken, ohne irgendetwas zurücklassen zu können. Gleichzeitig bietet ein Umzug aber auch die Gelegenheit, viele Gegenstände auszusortieren. Vielleicht sind einige noch für gute Freunde von Interesse, können verkauft oder verschenkt werden. Manches wird aber auch in den Sperrmüll oder in den Container gehören, den man rechtzeitig bestellen sollte. Wir geben dir hier einige wichtige Tipps, die Sie bei Ihrem Umzug beachten sollten.
- Nutze eine Umzugscheckliste, die individuell ergänzt werden kann.
- Plane den Umzugstermin rechtzeitig und frage dann auch schon Freunde und Verwandte, ob diese dich als Umzugshelfer unterstützen können. Plane aber etwa die doppelte Anzahl an Umzugshelfern ein, denn der eine oder andere sagt erfahrungsgemäß kurzfristig ab, da ihm etwas dazwischengekommen ist. Sorge auch dafür, dass am neuen Wohnort genügend Umzugshelfer bereitstehen. Diese kannst du auch direkt vor Ort, beispielsweise über Schwarze Bretter in Supermärkten, über eine Zeitungsanzeige oder online bei einem renommierten Anzeigenportal suchen. Mit fremden Personen, die als Umzugshelfer tätig werden, solltest du eine Entlohnung vereinbaren.
- Natürlich kannst du eine Umzugsspedition beauftragen, die das nötige Personal stellt, dann aber meist deutlich teurer ist.
- Achte auf ein Festpreisangebot, um Überraschungen zu vermeiden. Mit dem AVANTI!-Umzugskostenrechner weißt du vorab den genauen Preis und kannst die Kosten besser kalkulieren.
- Erst wenn du den neuen Mietvertrag unterschrieben hast, solltest du den alten fristgerecht kündigen. Eventuell kannst du auch selbst einen Nachmieter benennen und so die Kündigungsfrist verkürzen.
- Denke daran, deine neue Adresse nicht nur Freunden und Verwandten, sondern auch dem Arbeitgeber, der Bank, den Versicherungsagenturen, dem Finanzamt, dem Kindergarten oder der Schule deiner Kinder, eventuell der Agentur für Arbeit, dem Strom-, Gas-, Fernwärme- und Wasserversorger (hier Abmeldung oder Ummeldung des Anschlusses) und auch dem Anbieter des Festnetz- bzw. Internetanschlusses (ebenfalls Ab- bzw. Ummeldung) rechtzeitig mitzuteilen. Auch der Gebühren-Beitragsservice (ehemals GEZ) und deine Krankenkasse ist über die neue Adresse zu informieren. Auf AVANTI! findest du eine vollständige Liste für Adressänderungen bei einem Umzug.
- Stelle bei der Post unbedingt einen Nachsendeauftrag. So ist gewährleistet, dass sämtliche Briefe und weitere Postsendungen innerhalb des festgelegten Zeitraums (empfehlenswert ist hier mindestens ein halbes Jahr) an die neue Adresse nachgesandt werden. Am neuen Wohnsitz kannst du dann auch schon einen Ablageort für die Paketsendungen auswählen.
- Möchtest du im neuen Zuhause einige neue Möbel aufstellen, so denke daran, diese rechtzeitig zu bestellen und vielleicht gleich an die neue Adresse liefern zu lassen. Die Lieferfristen liegen bei Möbeln und Einbauküchen oft bei mehreren Wochen. Vielleicht lässt sich alternativ eine Lieferung zum Wunschtermin vereinbaren, wenn die Bestellung frühzeitig erfolgt.
- Beantrage rechtzeitig Sonderurlaub für die Umzugstage.
- Besorge frühzeitig ausreichend Verpackungsmaterial. Gegenstände, die einen hohen Wert haben, sollte man besonders gut einpacken und verstauen.
- Schon im Vorfeld des Umzuges können Schönheitsreparaturen erfolgen. Wenn möglich, einige dich mit dem Vermieter und dem späteren Mieter darauf, welche Instandsetzungsarbeiten von deiner Seite vorgenommen werden sollen. Plant der neue Mieter beispielsweise einen andersfarbigen Anstrich der Wände, so kann dies eventuell schon der bisherige Mieter übernehmen. Vielleicht verzichtet dann der Vermieter aber auch auf den neuen Anstrich, wenn der neue Mieter eh selbst zu Farbrolle und Wandfarbe greifen möchte.
- Melde bei der Kommune gegebenenfalls einen Stellplatz für den Transporter oder LKW an, dann werden für den Zeitraum Parkverbotsschilder aufgestellt. Mancher macht dies auch mit Stühlen und Absperrband, wie man es gerade in Städten immer wieder sieht.
- Bringe deine Kinder und deine Haustiere für den Umzugstag unter und plane auch deren Versorgung.
- Auch deine Umzugshelfer freuen sich über eine Stärkung, beispielsweise belegte Brötchen, Kaffee und kalte Getränke. Die belegten Brötchen kannst du beispielsweise bei einem örtlichen Bäcker etc. bestellen und vielleicht sogar liefern lassen.
Tipps für den Unternehmensumzug
Allgemeine und bewährte Tipps für den perfekten Unternehmensumzug
Steht ein Firmenumzug oder der Umzug einer Abteilung an, ist dazu viel Vorarbeit notwendig. Und dies meist schon über Monate hinweg. Denn alles muss genau geplant und dann Schritt für Schritt in die Tat umgesetzt werden. Wir geben dir hier einige wichtige Tipps an die Hand, die dabei helfen können, bei einem Firmenumzug nicht nur Zeit, sondern auch viel Geld zu sparen.
- Plane den Umzug rechtzeitig, und zwar mindestens vier Monate im Voraus. Optimal ist es, dafür einen Verantwortlichen oder ein Team zu benennen, das sich von vornherein um alles kümmert. Dies kann beispielsweise wie ein Projekt aufgezogen werden. Die anderen Mitarbeiter wissen so immer, an wen sie sich wenden können.
- Teile schon zu diesem Zeitpunkt dem Betriebsrat und den Mitarbeitern im Rahmen eines Rundbriefes etc. den geplanten Umzug und auch den Umzugstermin mit. Die meisten werden sich jetzt schon Gedanken darüber machen müssen, wie sie zum neuen Arbeitsplatz gelangen, Mitfahrgelegenheiten suchen, sich über den ÖPNV informieren müssen etc. Der eine oder andere Mitarbeiter wird eventuell kündigen und sich einen neuen Job suchen.
- Egal, ob es sich um einen Praxis-, Büro-, Lager oder kompletten Firmenumzug handelt, mach deinen Mitarbeitern im Rundschreiben und auch in persönlichen Gesprächen den neuen Standort schmackhaft, stelle die positiven Aspekte heraus. Das könnten beispielsweise größere und hellere Räumlichkeiten, mehr Einzelbüros, ein besseres Belüftungssystem, eine bessere Verkehrsanbindung, aber auch zusätzliche Benefits sein. Höre dir aber auch die Wünsche und Bedenken der Mitarbeiter an und bringe diese in die Planungen mit ein.
- Informiere Kunden, Geschäftspartner und auch Behörden rechtzeitig über den Umzug. Ihnen kann man beispielsweise eine entsprechende E-Mail, aber natürlich auch einen Brief zukommen lassen. In den Signaturen aller Mitarbeiter sollte ebenfalls ein Hinweis auf den baldigen Umzug zu finden sein. Einen Nachsendeauftrag sollte man bei der Deutschen Post einrichten. Auf der firmeneigenen Webseite sollte ebenfalls ein Hinweis auf den Umzug stehen. Ins Impressum gehört nach erfolgtem Umzug die neue Adresse. Lass auch Werbemittel mit der neuen Adresse drucken und sende diese an Kunden und Geschäftspartner. Du kannst für Rabatt- und Sonderaktionen ebenfalls Flyer drucken lassen und so auf dein Unternehmen aufmerksam machen. Auf AVANTI! findest du eine vollständige Liste für Adressänderungen bei einem Umzug.
- Kündige den alten Mietvertrag erst, wenn der neue unterschrieben ist. Stellplätze für Fahrzeuge der Mitarbeiter oder firmeneigene Wagen sind ebenfalls rechtzeitig zu kündigen.
- Lege den Tag des Umzugs so fest, dass das Tagesgeschäft nur wenig betroffen ist. Dies könnte beispielsweise an einem Freitag oder am Wochenende sein. Am Beginn der neuen Woche kann dann, wenn alles optimal läuft, die Arbeit am neuen Standort beginnen.
- Bitte alle Mitarbeiter, ihren Arbeitsplatz, sofern möglich, selbst aufzuräumen und alles einzupacken und auch als Umzugshelfer bereitzustehen. Vielleicht kann man sich hier aufteilen, die Hälfte baut die Möbel ab und transportiert diese sowie die Umzugskisten zum Fahrzeug und belädt dieses, die andere Hälfte wartet dann am neuen Standort und übernimmt dort den Aufbau und das Einräumen. Mit dem Transport kannst du gern unsere AVANTI! Umzugsunternehmen beauftragen, die deutschlandweit und innerhalb ganz Europas zu günstigen Festpreisen Umzugstransporte für Unternehmen jeder Größe, Behörden und Privatpersonen realisiert.
- Inventarisiere und beschrifte alle Möbel, die weiterhin genutzt werden sollen, und zudem alle technischen Geräte, Werkzeuge, Ersatzteile, Bauteile und natürlich auch Akten.
- Viele nutzen die Gelegenheit, vor einem Umzug richtig auszumisten. Denn alles, was nicht mitgenommen werden muss, spart Platz und natürlich auch Kosten. Miete dafür rechtzeitig einen Container an. Bedenke aber auch eventuelle Aufbewahrungsfristen der Unterlagen.
- Da die Lieferfristen für neues Mobiliar teilweise mehrere Wochen betragen, sollte dieses rechtzeitig bestellt und wenn möglich gleich zum neuen Standort geliefert werden. Vielleicht ist es ja schon möglich, die Möbel aufzubauen.
- Beantrage bei der Kommune eine Haltverbotszone. Dies erleichtert das Be- und Entladen des Umzugswagens enorm.
- Bei der Umzugsreihenfolge sollte nach der Wichtigkeit gestaffelt werden. Dabei ist zu überlegen, welche Räume als erstes aus- und später wieder eingeräumt werden müssen. Ein Umzug bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren, beispielsweise durch die neue Raumbelegung.
- Lass die EDV- und Telefonanlage überprüfen, ob diese noch zeitgemäß sind. Wenn nicht, so nutze die Gelegenheit und investiere jetzt in neue Systeme. Mit dem Aufbau der EDV- und Telefonanlage solltest du Fachleute betrauen.
- Viele Mitarbeiter haben für die betrieblichen Räumlichkeiten im Laufe der Jahre Schlüssel erhalten. Diese müssen nun eingesammelt und an den bisherigen Vermieter übergeben werden. Führe dazu einen entsprechenden Nachweis, beispielsweise ein Verzeichnis. Planst du am neuen Standort die Ausgabe neuer Schlüssel, so ist es für die Mitarbeiter zumindest bei teuren Schließsystemen ratsam, eine Schlüsselversicherung abzuschließen.
» Tipp: Eine umfangreiche Sammlung an Hilfe und Tipps für die Vorbereitung findest du im Bereich unseres Ratgebers unter „Unternehmensumzug vorbereiten„.
4 weitere hilfreiche Tipps für den Umzugstag
- Spätestens am Tag des Umzugs sollten alle Umzugshelfer eingewiesen werden und dabei Pläne über die Aufteilung der Räume erhalten, sodass sämtliches Umzugsgut am neuen Ort sofort in die richtigen Zimmer gestellt wird. Hier gilt es natürlich, die festgelegten Prioritäten zu beachten, damit eine schnelle Arbeitsaufnahme am neuen Firmensitz möglich ist.
- Ist der Umzugswagen vorgefahren, gilt es, die Möbel, Kartons etc. platzsparend in das Fahrzeug zu räumen und zu sichern. Wenn du unsere AVANTI! Umzugsspedition beauftragst, übernimmt unser Fahrer die Ladungssicherung und bringt das Umzugsgut auf direktem Weg zum neuen Firmensitz.
- Für die Umzugshelfer solltest du etwas zu Essen und zu Trinken bereitstellen. Hier kannst du beispielsweise belegte Brötchen und ausreichend Wasser besorgen. Besonders an heißen Tagen ist dies bei der schweißtreibenden Arbeit enorm wichtig.
- Fertige am Umzugstag eine umfassende Fotodokumentation des Vorher- und Nachher-Zustandes der neuen und der alten Räumlichkeiten, um im Schadensfalle auf der sicheren Seite zu sein. Denn schnell kann es beim Transport der Kisten, Geräte und Möbel zu Schäden an den Wänden oder am Treppenhaus kommen. Melde jetzt die Versorgung des alten Büros ab, fertige gemeinsam mit dem Vermieter ein Übergabeprotokoll und übergebe ihm, sofern nicht deinerseits noch irgendwelche Reparaturen durchgeführt werden müssen, sämtliche Schlüssel. Hier ist es sinnvoll, vorab eine Schlüsselliste anzufertigen, auf der sämtliche Mitarbeiter aufgeführt sind, die Schlüssel zu den bisherigen Räumlichkeiten besaßen und diese abgegeben haben. Natürlich kann die Übergabe der alten Räumlichkeiten auch nach dem Umzug noch erfolgen.
Nachbereitung – Das ist nach dem Unternehmensumzug zu erledigen
Wenn noch nicht geschehen, so sollten jetzt die alten Räumlichkeiten gereinigt werden. Damit kannst du entweder einen Teil der Mitarbeiter, die Reinigungskräfte deines Unternehmens oder aber einen Fremddienstleister beauftragen.
Ändere nun auch die Anschrift und (sofern notwendig) die Telefonnummer auf der Unternehmenswebseite und in den Social Media Kanälen deines Unternehmens (Facebook, Instagram, Twitter, Xing, LinkedIn etc.). In der E-Mail-Signatur kannst du nach wenigen Tagen auch den Hinweis auf den Umzug entfernen und nur noch die neuen Kontaktdaten aufführen.
Hat sich dein Unternehmen die Umzugskartons und weitere Hilfsmittel geliehen, so sollten diese so schnell wie möglich ausgeräumt und zurückgegeben werden. Lasse dir diese Rückgabe schriftlich bescheinigen.
Um neue Kunden auf dein Unternehmen und dessen neuen Standort aufmerksam zu machen, kannst du Anzeigen in der örtlichen Tagespresse schalten oder Pressemitteilungen versenden, die dann in der Regel im Wortlaut abgedruckt werden. Vielleicht möchtest du auch einen Tag der offenen Tür planen, um das Unternehmen so bekannter zu machen.
Sammle sämtliche Rechnungen und Belege des Umzugs für den Steuerberater und bereite diese Unterlagen entsprechend auf. Sind am neuen Gebäude Nacharbeiten notwendig, so bestelle diese, wenn möglich, beim Facility Management oder beauftrage selbst entsprechende Handwerker oder Fachkräfte damit.
Natürlich gibt es bei einem Umzug noch einiges mehr zu beachten, was wir in diesem Text nicht unterbringen konnten.